Työ- ja talousvaliokunta tiedottaa!

  • 19.04.2015
  • Julkaisija : Jorma Lahti
  • Kommentit: 0

Pääyhdistyksen ja toimikuntien tapahtumajärjestäjät huomiokaa seuraava:

(Työ- ja talousvaliokunnan päätös 12.2.2015.)

Jokaisesta pääyhdistyksen ja/tai toimikunnan tapahtumasta, jossa käsitellään rahaa ja matkalaskuja kohdistetaan pääyhdistykselle, tulee olla täytettynä tapahtumaselvityslomake, josta ilmenee nimetty tapahtuman vastuuhenkilö.

Tapahtuman vastuuhenkilö pyytää tapahtuman ulkopuolisilta palvelutarjoajilta laskut omalle postiosoitteelleen, ellei tämä ole mahdollista, niin tapahtumavastaavan tulee ilmoittaa saapuvan laskun ennakkotiedot heti ne saatuaan yhdistyksen rahastonhoitaja Anneli Kuismalle.

Tapahtumavastaava kerää tapahtuman jälkeen yhteen kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuneiden työntekijöiden matkalaskut sekä alkuperäiset kuitit ja tarkistaa niiden kulutiliöintien löytymisen sekä oikeellisuuden. Ottaa tositteista myös kopiot itselleen (kuva, scannaus) ja lähettää vasta tämän jälkeen tositteet keskitetysti yhdessä kirjekuoressa yhdistyksen rahastonhoitaja Anneli Kuismalle. Rahastonhoitaja maksaa ulkopuolisten palvelutarjoajien laskut sekä valmiin tapahtumaselvityksen yhteydessä toimitettujen kululaskujen hyväksytys summat tapahtuman työntekijöiden matkalaskuissa ilmoittamille pankkitileille. Keskeneräisiä tapahtumamaksuja ei makseta.

Matkalaskutilityksiä ja suorituksia tulee tiedustella jatkossa suoraan tapahtuman vastuuhenkilöltä, ei yhdistyksen rahastonhoitajalta. Mitä pikimmin matkalaskut ja kuitit saadaan toimitettua tapahtuman vastuuhenkilölle, heti tilaisuuden jälkeen, sitä nopeammin lopullinen tapahtumaselvitys valmistuu ja maksut saadaan tilitykseen jokaisen asianosaisen pankkitilille. Kannattaa varata riittävä määrä yhdistyksen matkalaskuja mukaan tapahtumapaikalle.

Alaosastot soveltavat ohjeistusta soveltuvin osin omaan toimintaansa ja vastaavat omista kuluistaan ja kirjanpidostaan itsenäisesti annetujen ohjeistusten mukaan.

Linkki lomakkeisiin: https://www.scy.fi/scy/lomakkeet.html

Tiedustelut: Työ- ja talousvaliokunnan puheenjohtaja Kirsi Auranen.